중국유학/생존법 - 대학교 2년 반 다니면서 깨달은 대학생 폴더, 파일 정리법

저번 편 보기: 대학교 2년 반 다니면서 깨달은 노트북+태블릿 위주 대학 강의 필기법 사실 이번편은 대학교 2년 반 다니면서 깨달은건 아니다. 그냥 저번편이랑 제목 맞추려고 저렇게 쓴거.

대학교 2년 반 다니면서 깨달은 노트북+태블릿 위주 대학 강의 필기법

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1. 대학생은 주로 무엇을 저장해야 하는가

대학생이 된 이후 컴퓨터에 각종 문서와 파일들이 쏟아져 나왔다. 강의계획서, PPT자료, 참고논문, 과제 문서같은 강의와 관련된것 뿐만 아니라, 활동 계획서, 예산 보고서 등 동아리와 관련된 문서들도 산더미.

 

만약 이런 문서들을 제때 저장하지 않거나, 저장했다 하더라도 바탕화면같은 곳에다가 대충 던져놓고 분류를 하지 않는다면 나중에 필요할때 문서가 어디갔는지 몰라 우왕좌왕하기 일쑤다.

구글에 "폴더 관리법"이라고 검색하면 대부분 직장인들을 위한 팁이지만, 개인적으로는 학부생 역시 파일들을 체계적으로 관리하는 방법을 배울 필요가 있다고 느껴진다.

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2. 어디에 저장하는가

그냥 대충 하드디스크에 저장하거나 USB 혹은 이동식 드라이브에 넣고 다니는 친구들이 주변에 많은데, 개인적으로는 로컬 저장소에 중요한 자료들을 저장하는것을 매우, 매우 추천하지 않는다. 하드디스크에 저장했다가 컴퓨터 고장나서 파일 싹다 잃거나, USB같은 이동식 저장소를 통째로 잃어버리는 사례를 너무나도 많이 봐왔기 때문...

 

 

대학생이라면 원드라이브를 활용하는것을 추천한다. 학생 이메일 주소가 있다면 교육용 오피스365를 무료로 사용할 수 있는데, 제공하는 항목이 제일 적은 (PC용 오피스마저 빼버린...) 최저등급 플랜인 A1 for students도 5테라바이트 원드라이브 저장공간은 기본 제공한다. 즉 @edu 혹은 @ac.kr같은 학교 이메일 주소가 있다면 웬만해선 무료 5T 원드라이브를 사용할 수 있다는 뜻.

(다만 IT 갈라파고스가 은근 심한 중국은 아예 교육용 오피스를 체결하지 않은 대학교도 꽤 많다. 북경대마저 최저등급인 A1플랜만 제공하는거 보면...)

사용 방법은 매우 간단하다. 아래 링크 타고 들어가서 본인 학교 이메일 주소 입력하고 가입하면 끝.

학교 및 학생을 위한 무료 Microsoft Office 365 | Microsoft 교육

만약 본인이 소재한 대학교가 G Suite for Education을 지원한다면 구글 드라이브를 무제한으로 사용할수 있다고 하니 구글 헤비유저라면 알아보자. 거의 대부분 중국 소재 대학은 지원하지 않으므로 나는 패스.

 

"무료로 교육용 원드라이브 5T 사용하는 방법"이랍시고 교육용 이메일 주소를 생성해주는 사이트도 있는데 추천하지는 않는다. 계정이 정지되는 리스크는 둘째 치고, 교육용이나 기업용 원드라이브는 관리자가 소속된 계정의 파일을 열람할 수 있는데, 이미 학교 관리자가 마음만 먹는다면 내 파일들을 마음껏 열람할 수 있는것도 그닥 마음이 놓이진 않는 마당에 (하지만 몇만명이나 되는 학생/교직원의 파일을 누가 일일이 확인할까) 야매로 생성된 교육용 이메일은 보안 수준이 그냥 0이라고 봐도 무방하다.

 

물론 정기적으로 클라우드 외의 공간에 백업해주는것 역시 중요하다. 나는 매 학기가 끝날때마다 이동식 하드디스크에 학기 파일을 싸그리 백업하는 작업을 거친다. 하드디스크 잃어버릴 확률이 원드라이브 서버가 터질 확률보단 낮지만 그래도 아예 백업을 안하는것보단 안전하니까.

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3. 어떻게 분류하고 정리하는가

자료를 분류하는 방법은 많지만, 나는 크게 "시간 종속성" 여부, 즉 문서가 "학기", 혹은 "학년" 같은 명확한 시간 기준이 있는가 없는가에 따라 다른 분류 방식을 선택한다. 예를 들면 강의 자료나 ppt같은건 그 강의를 수강한 학기에만 주로 사용하므로 "시간 종속성" 파일이고, 반대로 동아리, ppt 템플릿, 대외활동, 인턴 이력서, 자격증 시험 자료 등 파일은 학기와 학년에 관계없이 언제든지 필요할 수 있기 때문에 "시간 비종속성" 파일이다.

폴더 분류법 설명도

시간 종속성 파일의 경우 일단 학기 단위로 폴더를 생성하고, 폴더 안에 강의, 프로젝트 등 단위의 하위 폴더를 생성하여 분류한다. 그 밑으로 하위 폴더를 어떻게 만들지는 강의나 프로젝트 특성에 따라 유연하게 결정한다.

시간 비종속성 파일은 딱히 별도의 테크닉 없이, 그냥 원드라이브 최상위 루트에 동아리, 이력서 등 알맞는 이름의 폴더를 만들어 각각 파일을 보관하면 된다.

사용 빈도가 높거나 파일의 수가 적어 폴더에 넣어봤자 불편하기만 한다면 (e.g. 레포트 양식) 그냥 최상위 루트에 파일만 놓는다.

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폴더 분류를 깔끔하게 해봤자 파일 이름이 난장판이면 말짱 도루묵.

파일 유형에 따라 파일 이름을 정하는 방식은 여러가지인데, 일단 과제의 경우 원드라이브 최상위 루트에 "제출 기한+강의 이름+과제 유형+교수님이 요구하신 과제 파일명" 형식으로 워드 파일을 생성한다 (e.g. 1102(강의A 중간 레포트)홍길동_xx학과_xxxxxxxx). 제출 기한을 맨 앞에 놓는 이유는 그래야 제출 기한 순으로 파일이 정렬되고 한눈에 보기 편하기 때문.

제출할때는 pdf로 변환 후 앞에 "제출기한 날짜+강의 이름+과제 유형"을 제거하고 전송한 다음, 원본 워드 파일에는 파일명 맨 앞에 완료를 뜻하는"完"을 붙인 다음 각 강의 폴더로 옮긴다.

 

강의 ppt의 경우 진행 순서에 따라 앞에 01, 02 등 인덱스를 붙인다. ppt 하나를 여러 날짜에 걸쳐서 진행하는 경우도 많고, 어차피 강의 필기에 언제 이 수업을 들었는지 기록이 남기 때문에 과제처럼 따로 날짜를 기록할 필요는 없고 그냥 순서만 기록해도 충분하다.

 

마지막으로, 학기가 끝나면 그 학기 파일을 바로 그 자리에서 싸그리 휴지통으로 옮겨버리는 친구들도 있는데, 절대 그러면 안된다. 후배들에게 참고용 자료로 줄 수도 있고 (아무리 형편없는 강의필기나 과제라 해도 새내기들에게는 소중한 자료다), 미래에 들을 수업이 예전에 들었던 수업과 미비하게나마 관련이 있을때 (e.g. 1학년때 경제학개론을 듣고 2학년때 서양 경제사 관련 교양을 듣는다던가) 그 당시 보관했던 ppt나 과제들이 매우 유용하게 쓰일수도 있다.